プロジェクトファイルとは!?

ワードなどのオフィスファイルを第三者に送信する場合、
通常は、プロジェクトファイルで送ることは少ないです。

プロジェクトファイルというのは、作業ファイルの事であり、
ワードなら、ワードの編集に適した形式で保存されている物です。

ファイルを受け取った相手が編集がしやすいメリットはありますが、
受け取った側のオフィスのバージョンで読み取りができなかったり、
読み取りはできるが文字化けしたり、スタイルが崩れていたりします。

例:

送信側
オフィス2003がインストールしてパソコンで作成した
ワードやエクセルのファイルがあるとします。

これをプロジェクトファイル(ワークシート)のままで
メールなどで送信したとします。

この時、受信側もオフィス2003がインストールしてあれば、
特に気にすることなく、ファイルを開くことができます。

しかし、

受け手側のパソコンにオフィス2013が入っていたとすると、
2003で作成したファイルがうまく表示されない可能性があります。

同じオフィスソフトですから基本的に対応しているわけですが、
オフィスのバージョンによっては、表示内容が崩れる可能性があるのです。

このように何かのソフトに対応したプロジェクトファイルというのは、
相手のパソコン環境に大きく依存してしまう事がわかりますね。

という事で今日の重要ポイントです。

プロジェクトファイルではなく、
PDFにして送信をしましょう!

PDF形式ファイルは、ご存知でしょうか?

これは上記で説明したように機種に依存したファイル形式にするのではなく、アドビ社が開発したPDFというファイル形式で統一して保存する仕組みの事を言います。

ワードファイルをPDF形式に変換をして、変換したPDFを相手に送信すれば、相手がどのオフィスを使っていも同じように表示されるという事です。

皆さんのパソコンに入っているPDFリーダーというのは、
このPDF形式のファイルを読み込むための機能です。

オフィスファイをPDF形式に変換する方法(オフィス2013以降)

もし、あなたがワードなどのオフィスファイルをPDFにしたい場合は、
以下の操作方法を試してください。(オフィス2013の例)

スクリーンショット 2015-06-12 22.00.55

最近、カラータイプ診断なる物を受けてきました。
色を選ぶだけで自分の客観的な性格や、適職診断ができるそうです。